9 usos originales para Dropbox, almacenamiento en la nube | IES Cristóbal Colón

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Todos conocéis servicios de almacenamiento en la nube porque sé que los usáis a diario. Algunos como Dropbox se han convertido en muy populares entre los usuarios y poco a poco, también en nuestro centro para compartir archivos, trabajar de manera colaborativa o mantener disponibles archivos desde cualquier lugar.

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¿Y en qué podríamos aprovechar nuestra cuenta de Dropbox?

Las posibilidades son casi infinitas pero os lanzo algunas ideas:

1. Copias de seguridad

Siendo un servicio en la nube, es genial para guardar nuestras copias de seguridad de documentos, fotos, etc. dado que podremos acceder a ellas desde cualquier lugar. Incluso existen aplicaciones que permiten hacer las copias de seguridad de cualquier carpeta de nuestro equipo, de una cuenta de Google Drive, de nuestros grupos de google Groups, etc. de manera automática periódicamente.

2. Aplicaciones

Las carpetas de Dropbox pueden ser un buen repositorio de aplicaciones donde mantener aquellas utilidades que siempre queremos tener a mano para instalarlas, es decir, utilizar Dropbox como una especie de biblioteca de software; pero además, si utilizamos aplicaciones portables y en vez de almacenarlas en una memoria USB, las almacenamos en Dropbox.

De esa forma, además de tener las aplicaciones siempre disponibles compartiremos también los perfiles y configuraciones, por tanto, nos sentiremos siempre “como en casa”, independientemente de la ubicación.

3. Cola de impresión

En más de una ocasión estamos trabajando en casa, con nuestro equipo, y redactamos documentos o encontramos documentación que necesitamos imprimir en cuanto llegamos a la oficina. En estos casos, no es raro que terminemos enviándonos estos documentos a nuestra cuenta de correo electrónico con el típico asunto “Imprimir” y, al final, cuando llegamos al trabajo nos encontramos con una media de 4 o 5 mensajes en esta senda (o alguno más si tenemos limitaciones en el envío o recepción de mensajes).

Una forma mucho más limpia de hacer esto es crear una cola de impresión con Dropbox, es decir, almacenar estos documentos a imprimir en una carpeta concreta dentro de Dropbox y así evitar tener que enviar la documentación por correo. De hecho, aplicar esta práctica nos permitirá enviar documentos desde cualquier tipo de dispositivo que acceda a nuestro espacio personal y, si además, tenemos configurada alguna impresora del Instituto en nuestro ordenador y soporta una cola de impresión (una carpeta de red), podríamos automatizar el proceso de impresión y encontrar todo impreso cuando entremos por la puerta del instituto.

4. Espacio de intercambio entre varios equipos

Si tenemos varios equipos con los que trabajamos (el ordenador de nuestro departamento y el de nuestra casa), en determinadas ocasiones nos habremos visto en la necesidad de compartir información entre éstos y habremos tenido que recurrir al correo electrónico o a alguna memoria USB.

¿Para qué necesitar un espacio compartido? Puede ser una forma de tener accesibles documentos con los que estamos trabajando en el instituto y en casa e, incluso, también nos puede servir para trabajar en grupo porque podemos invitar a otros usuarios a dicha carpeta y mantenernos al día sin tener que cruzar múltiples correos con versiones de los documentos con los que estamos trabajando.

Por ejemplo, podríamos mandar trabajos colaborativos a nuestro alumnado sólo con compartirlo con los que nos interese. Ellos, todos, tendrán acceso a lo que haga cada uno en sus respectivos ordenadores.

5. Disponibilidad de documentos

Es evidente que Dropbox es un lugar en el que podemos guardar todo tipo de archivos y, por tanto, podemos compartir documentos con nuestros compañeros o alumnado. Incluso, podemos enlazarlos en los post de la web del instituto.

Textos, pdfs, imágenes, audios, video… todo lo que deseemos compartir con cualquier persona.

Además, nos permite tener acceso a nuestros documentos desde cualquier ordenador (de aulas por ejemplo) en caso de no tener a mano el USB donde los guardamos originalmente, o nuestro ordenador está sin batería.ñ-.

6. Centralizar datos

Una de las ventajas de instalar el cliente de escritorio de Dropbox es que, automáticamente, se van actualizando los cambios en los archivos en cada uno de los equipos en los que hemos instalado la aplicación, con la idea de crear una copia local del material que tenemos subido a la nube. Aprovechando este esquema de funcionamiento, podemos considerar Dropbox como un puente entre todos nuestros equipos y aprovechar el servicio para compartir datos entre nuestros ordenadores de una manera muy simple.

En la directiva compartimos carpetas completas de documentos para tenerlos accesibles en cualquier lugar. Así, tenemos acceso a los documentos producidos por Jefatura, Dirección o Secretaría desde el momento que se crean o se actualizan.

7. Repositorio de imágenes

Un detalle interesante del cliente móvil de Dropbox es que podemos utilizarlo para subir, de manera automática (tanto a través de la conexión 3G como con la Wi-Fi), las fotografías y vídeos que tomamos con nuestro smartphone y nuestra tableta. Nos hace un respaldo automático y facilita el poder compartirlos con quien nos interese.

Activar esta funcionalidad nos ahorra tener que conectar el cable de nuestro smartphone a nuestro ordenador para descargar las fotos. De esta forma, todos nuestros equipos tendrán disponibles las fotos y no tendremos que andar conectando cables.

8. Mejorar el rendimiento de nuestro blog en WordPress (como éste)

Como os he dicho antes, es una manera eficaz y simple de subir cualquier tipo de documento, audio o video a nuestra web de manera enlazada, creando enlaces o hipervínculos a los documentos almacenados en Dropbox

9. Control de versiones

Dropbox permite crear un historial de cambios sobre un mismo archivo en caso de compartirlo con otros usuarios o incluso desde distintos ordenadores. Es decir, podemos revisar la producción de cada usuario por fecha y hora desde la creación del documento hasta su última actualización. Genial, porque podemos saber qué ha hecho cada cual o devolver un archivo a un estado anterior de manera fácil.

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